Analysing the Requirements of Performance Measurement Systems

Performance Measurement System (PMS)

Performance Measurement System (PMS) yang berhasil adalah kumpulan pengukuran performansi yang menyediakan informasi bagi perusahaan yang berguna untuk membantu dalam proses perencanaan, kontrol dan manajemen semua aktivitas perusahaan. Mendesain PMS adalah bukan hal yang mudah dan biasanya bersifat spesifik untuk setiap perusahaan.

Persyaratan Performance Measurement System (PMS)

Crawford dan Cox (1990)

• PMS harus mudah dimengerti oleh bagian-bagian yang mengevaluasi performansi sebuah perusahaan
• PMS harus mengevaluasi sebuah grup bukan pekerjaan individu
• Reporting untuk PMS lebih baik berupa grafik

Cross dan Lynch (1992), Kaplan dan Norton (1992), Dixon et.al (1990), Bourne et al (2003)

•     PMS harus disusun berdasarkan strategi perusahaan dan mengukur kesesuaian pola karyawan dengan tujuan utama perusahaan

Globerson (1985)

• PMS harus bersifat akurat, relevan, tersedia di waktu yang tepat, dan mudah diakses oleh orang yang tepat

Kaplan dan Norton (1992)

• PMS harus mengukur baik performansi secara finansial atau non finansial

Neely et al. (1985)

• PMS harus memperhatikan kepentingan stakeholder yang lain selain investor seperti karyawan, customer dan juga suplier

Mendesain Performance Measurement System (PMS)

Untuk mendesain Performance Measurement System (PMS) ada 2 pertanyaan yang harus dijawab yaitu “Apa yang akan diukur ?” dan “Bagaimana cara pengukurannya ?” Pada jurnal ini akan dibahas mengenai “Apa yang akan diukur ?” dimana akan menghasilkan sistem kelas dalam PMS.

Sistem Kelas dalam PMS

Sistem kelas disini berfungsi agar perusahaan mengevaluasi dari sistem PMS yang telah berjalan saat ini dan mengembangkannya ke kelas yang lebih canggih. Berikut pembagian kelas dalam PMS :

1. Third Class “Financial”

PMS pada kelas berdasarkan pengukuran tradisional seperti ROI, ROE, Arus Kas, dan juga produktivitas. PMS ini berorientasi pada keuntungan dan kebanyakan berorientasi jangka pendek.

• Single-dimensional
• Fokus : internal
• Orientasi jangka pendek
• Memenuhi keinginan Top level manajemen
• Mudah diakses

   

2. Second Class “Balanced”

PMS pada kelas ini lebih kompleks dimana performansi diukur secara multidimensional (tidak hanya finansial). Sangat berorientasi pada customer. Digunakan lebih kearah improvement.

• Multi-dimensional
• Fokus : internal dan eksternal
• Orientasi jangka panjang dan pendek
• Memenuhi keinginan setiap level hierarki
• Informasi ditujukan kepada personal tertentu

3. First Class “Fully integrated”

PMS pada kelas ini dapat menjelaskan hubungan dari tiap organisasi dalam perusahaan. Database dan sistem reporting saling terintegrasi. Informasi dari PMS ter-update secara kontinuous dan secara langsung dipresentasikan kepada orang yang membutuhkan.

• Causal relationship dimensional
• Fokus : Semua Stakeholder
• Orientasi jangka panjang dan pendek
• Memenuhi keinginan setiap level hirerarki
• Arsitektur sistem informasi yang fully integrated

 Berikut ciri-ciri dari PMS yang bagus

Menyediakan Informasi yang Akurat

Informasi yang diberikan dalam PMS harus akurat, banyaknya eror dapat menyebabkan kebingungan dan memberikan efek negatif pada performansi perusahaan.

Mendukung kegiatan operasional dan pengambilan keputusan strategis

Ada banyak artikel yang menyebutkan bahwa sistem PMS harus mendukung strategi perusahaan kemudian diterjemahkan menjadi strategi operasional. Harus diingat bahwa strategi perusahaan berubah seiring waktu. Dan diharapkan PMS juga memiliki fleksibilitas untuk berubah sesuai strategi perusahaan.

Sebagai filter untuk dilakukannya sub-optimization

Informasi yang diberikan dalam PMS harus akurat, banyaknya error dapat menyebabkan kebingungan dan memberikan efek negatif pada performansi perusahaan.

Menyediakan informasi yang terbatas

Informasi yang terlalu kompleks dapat menyebabkan “information overload.” Information overload dapat membuat menajer tidak dapat lagi memilah-milah informasi mana yang penting dan informasi yang tidak penting akibatnya banyak informasi yang diacuhkan karena manajer memerlukan waktu yang banyak untuk dapat melakukan analisis.

 ARTIKEL PENDUKUNG

Dari wikipedia.org Behn (2003) memberikan 8 alasan diperlukannya pengukuran performansi :

1. To Evaluate. Beberapa cara dapat digunakan untuk mengevaluasi antara lain dengan membandingkan performansi aktual dengan peformansi sebelumnya, membandingkan dengan perusahaan sejenis, dan membandingkan dengan rata-rata industri.

2. To Kontrol. Digunakan untuk fungsi kontrol bagi manajer untuk mengetahui karyawannya melakukan hal yang benar. Saat ini banyak manajer yang tidak melakukan fungsi kontrol secara langsung tetapi fungsi kontrol tetap diperlukan.

3. To Budget. Biaya adalah salah satu tools untuk melihat meningkatnya performansi. Kadang penghematan biaya bukan cara yang baik untuk meningkatkan performansi. Kadang dengan meningkatnya performansi biaya pun bertambah.

4. To Motivate. Pengukuran performansi dapat digunakan untuk memfokuskan karyawan pada tujuan perusahaan dan untuk memeberikan motivasi sesuai dengan pencapaian tujuan perusahaan. 

5. To Celebrate. Saat sebuah organisasi mencapai tujuan jangka pendeknya tidak ada salahnya untuk merayakannya. Perayaan keberhasilan akan memotivasi seluruh elemen perusahaan.

6. To Promote. Pengukuran performansi dapat digunakan sebagai sistem informasi bagi keseluruhan satekholder (First Class) yang dengan sendirinya akan mempromosikan organisasi itu sendiri.

7. To Learn. Seorang pengambil keputusan perlu belajar, apakah keputusan yang diambil benar ataukah tidak. Pengukuran performansi yang baik dapat memberikan informasi strategis bagi pengambil keputusan.

8. To Improve. Sebenarnya ini adalah inti dari pengukuran performansi tidak lain adalah untuk meningkatkan performansi itu sendiri.

 

STUDI KASUS

Case : Taco Bell

Pada tahun 1999, setiap tiga dari empat fast food yang dibeli di Amerika dibuat oleh satu perusahaan yaitu Taco Bell. Dominasi market tidak akan sebesar ini apabila Taco Bell tidak melakukan transformasi dalam operasionalnya. Pada saat itu semua bahan-bahan dibuat dari mentah dan dimasak secara sendiri-sendiri. Saat bahan-bahan tersebut siap maka diolah dan disajikan sesuai dengan keinginan customer. Waktu tunggu di customer cash register rata-rata adalah 105 detik dan bertambah disaat peak hour.

Beberapa strategi dilakukan oleh John Martin sebagai CEO dari Taco Bell :

1983 - Merubah bentuk layout untuk dapur sehingga meningkatkan kecepatan makanan tersedia dan meningkatkan persepsi customer, menambah menu, memperbesar unit, menambahkan fasilitas drive thru, memperbaiki dekorasi dan membuat baju seragam untuk para staff.

1989 - Project K-minus : semua makanan tidak lagi didatangkan dalam bentuk mentah tetapi sudah olahan setengah jadi sehingga tidak terdapat lagi proses memasak dari mentah. Tentu saja hal ini meningkatan kecepatan penyajian 30 detik lebih cepat dan juga meningkatkan kapasitas pelayanan pada saat peak hour sebesar 50%.

1989 - TACO (Total Automation of Company Operations) : adalah sebuah IT project yang didesain untuk mengkomputerisasi semua unit dengan pusat. TACO menyediakan daily report untuk setiap unit manajer  dengan 46 pengukuran performansi. Dengan sistem ini waktu 16 jam per minggu yang dihabiskan oleh setiap manajer untuk pelaporan dapat dikurangi. dengan sistem ini manajer di Taco bell lebih fokus kepada pelayanan kepada customer.

KESIMPULAN 

Performance Measurement System (PMS) yang berhasil adalah kumpulan pengukuran performansi yang menyediakan informasi bagi perusahaan yang berguna untuk membantu dalam proses perencanaan, kontrol dan manajemen semua aktivitas perusahaan. Ada tiga sistem kelas pada PMS yaitu First Class “Fully integrated,” Second Class “Balanced,” dan Third Class “Financial.” Sebuah perusahaan sebaiknya mempelajari di kelas mana PMS yang saat ini digunakan dan secara bertahap berkembang ke kelas yang lebih tinggi.

REFERENSI

1. Stefan Tangen, Insights from practice "Analysing the requirements of performance measurement systems," Journal, Measuring Business Excellence, Emerald Group Publishing Limited, 2005.
2. http://en.wikipedia.org/wiki/Performance_measurement
3. Short Case : Taco Bell